Chaque année, salons et autres évènements professionnels qui sont de formidables leviers pour de nombreuses entreprises sont organisés. Leur participation à ce genre d’évènement leur permet de rencontrer de nombreux prospects, et de booster leur chiffre d’affaires.
En effet, participer à ces évènements permet non seulement d’augmenter les ventes, mais également d’optimiser l’image de marque de l’entreprise.
Mais pour que cet évènement soit un réel succès pour votre entreprise, vous devez être en mesure de planifier tout à l’avance, afin de tout gérer au mieux.
Pour cela, nous vous livrons quelques conseils pour préparer un salon professionnel.
Préparation et planification
Les salons professionnels, qu’ils soient pour les professionnels ou les particuliers, présentent de nombreux avantages, autant pour les grandes que pour les petites structures.
De plus, ces évènements répondent à plusieurs objectifs, dont l’accroissement des ventes et/ou le développement de la notoriété, la rencontre de nouveaux clients et fournisseurs.
Toutefois, l’organisation de ce type d’évènement est très délicate, et nécessite un réel investissement, tant financier que matériel et temporel. En effet, participer à un salon professionnel requiert la mobilisation de ressources humaines, et de tous les moyens techniques nécessaires à l’exposition.
Certains salons fournissent une ligne directrice aux participants. En l’absence de cette ligne directrice, vous pourriez vous y perdre, d’où la nécessité d’une bonne organisation de votre part.
De ce fait, nous vous conseillons vivement de vous inscrire le plus tôt possible afin de choisir un bon emplacement, en fonction de l’objectif de votre entreprise. Par ailleurs, vous devez aussi penser au préalable à l’aménagement de votre stand, car il doit être réalisé avec minutie afin d’attirer au maximum l’attention de tous les visiteurs. D’où la nécessité de faire appel aux services des professionnels de la mise en place de stands lors des foires, salons et expositions.
Mise en place d’un « rétro planning »
Le rétro planning est un outil incontournable pour la préparation d’un salon.
Suivez les étapes suivantes après l’inscription et la réservation de votre emplacement :
- la configuration du stand en fonction de l’emplacement choisi
- la réservation du mobilier et de tous les éléments décoratifs pour diffuser l’image de l’entreprise
- la réservation des hôtels et d’éventuels transports pour les exposants
- la vérification de tous les documents administratifs
- la préparation de vos supports de communication (logo de l’entreprise, plaquettes, visuels, objets publicitaires, film d’entreprise, maquettes, prototypes, cartes de visite, etc.)
- le lancement de la communication à travers des réseaux sociaux, des mailings, des encarts publicitaires, ainsi que des invitations
- la formation et le briefing de l’équipe qui tiendra le stand
Etablissement d’une check-list
Il est indispensable d’établir votre check-list dans les jours qui précèdent le salon :
- emplacement des mobiliers et des décors
- attribution des billets de voyage et des chambres d’hôtel
- distribution du manuel de procédure du salon et des badges d’accès
- vérification de tous vos supports de communication
- constitution d’un carton « trousse à tout » pour les divers accessoires, tels que : ciseaux, stylos, papiers, scotch, agrafes, colle, etc.
- transport du matériel et vérification de tous les branchements
Organisation pendant la manifestation
Comme l’objectif d’un salon professionnel est l’enrichissement du carnet d’adresses de l’entreprise, vous ne devez pas vous contenter de rester derrière le comptoir en attendant qu’un visiteur daigne s’approcher.
De ce fait, vous devez :
- faire en sorte que votre stand prêt dès l’ouverture officielle des portes du salon
- aller vers les visiteurs en les accueillant chaleureusement
- noter et garder chaque contact établi (nom, entreprise, coordonnées, fonction, recommandation, etc.)
- participer aux différentes activités organisées lors du salon, dont : conférences, ateliers, débats, etc.
- rester actif et dynamique pendant l’évènement